Legal

VognFlow privatlivspolitik

Version 2026-11-05.1 • 5. november 2026

Indledning

I denne privatlivspolitik beskrives, hvordan VognFlow (”os”, ”vi” eller ”vores”) i rollen som dataansvarlig behandler dine personoplysninger i forbindelse med køb af abonnementer, produkter og brug af vores tjenester.

Privatlivspolitikken er formuleret og gjort tilgængelig i overensstemmelse med reglerne om oplysningspligt i databeskyttelsesforordningen (Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016) og databeskyttelsesloven (Lov nr. 502 af 23. maj 2018).

Hvem har ansvaret

VognFlow drives af Jacob Refsbæk, CVR 29465142, Topasgangen 26, 2300 København S, Danmark. Kontakt: jacob@vognflow.dk. Vi er dataansvarlige for vores egne kunde-, kontakt-, betalings- og sikkerhedsoplysninger.

For transportvirksomhedens chauffør-, kunde- og transportdata er vi databehandler efter transportvirksomhedens instrukser. Det omfatter bl.a. kontaktoplysninger, adresser, ture, tid, GPS, fotos og underskrifter. Transportvirksomheden skal informere om formål, grundlag og opbevaring. Hvis vi kontaktes om dine rettigheder til disse data, videresender vi henvendelsen til den dataansvarlige. Vi bruger underdatabehandlere, herunder Ceero ApS til udvikling og vedligeholdelse. Listen over underdatabehandlere fremgår af databehandleraftalens bilag 1. Den faste adresse til listen er https://vognflow.dk/underdatabehandlere.

Oplysninger formål og grundlag

Vi modtager som leverandør af vores tjenesteydelse oplysninger om navn, virksomheds- og kontaktoplysninger, konto- og abonnementsoplysninger, korrespondance, fakturaoplysninger og oplysninger om betalingsstatus samt IP-adresser og nødvendige tekniske logs fra dig, din virksomhed, betalingsforløbet og din brug af tjenesten.

Vi behandler oplysninger til tilbud, levering af abonnement, afregning og support efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b), når du selv er aftalepart, og ellers efter artikel 6, stk. 1, litra f), på grundlag af vores legitime interesse i at administrere og betjene erhvervskunder. Oplysninger til sikkerhed, misbrugsforebyggelse og konkrete retskrav behandles efter artikel 6, stk. 1, litra f), på grundlag af vores interesse i at beskytte tjenesten og håndtere krav. Lovpligtig bogføring sker efter artikel 6, stk. 1, litra c). Nødvendige kontakt- og faktureringsoplysninger skal gives for at kunne levere og afregne tjenesten; øvrige oplysninger er frivillige.

Modtagere og udland

Vi bruger følgende modtagere til at levere, administrere og beskytte tjenesten. Kun nødvendige oplysninger videregives til den enkelte modtager:

Cloudflare, Inc. (USA): hosting, kontooplysninger og teknisk sikkerhed. De primære databaser og filer lagres i EU. Programafvikling og support kan ske globalt, herunder i USA. Dækkede USA-overførsler sker efter EU-US Data Privacy Framework; øvrige relevante overførsler efter SCC, modul 2, med nødvendige supplerende foranstaltninger. Se cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/.

Backblaze, Inc. (USA): backup af de oplysninger, VognFlow opbevarer. Backup lagres i EU Central i Nederlandene; teknisk support og fejlfinding kan omfatte USA. Tredjelandsoverførsler sker efter SCC, modul 2, i Backblazes databehandleraftale. Se backblaze.com/company/policy/subprocessors.

Plus Five Five, Inc. (Resend, USA): e-mails, modtageroplysninger og leveringslogs. Data lagres og behandles primært i USA, også når e-mails afsendes fra en EU-region. Grundlaget er SCC, modul 2, efter resend.com/legal/dpa. EU-US Data Privacy Framework er et yderligere grundlag for omfattede overførsler.

GitHub, Inc. (USA): teknisk drift, automatiserede job og sikkerhedsoplysninger. Behandling kan ske i USA og andre lande, hvor GitHub og de relevante underleverandører driver tjenester og support. Grundlaget er GitHub Data Protection Agreement med SCC, modul 2, eller en gældende tilstrækkelighedsafgørelse for dækkede overførsler. Se github.com/customer-terms/github-data-protection-agreement og GitHubs offentliggjorte liste over underdatabehandlere og behandlingslande.

Stripe, herunder Stripe Payments Europe, Limited og relevante Stripe-selskaber i Irland: betalings- og faktureringsoplysninger. Stripe handler som databehandler for visse betalingstjenester og som selvstændigt dataansvarlig bl.a. ved lovpligtig kontrol og svindelforebyggelse. Behandling kan ske uden for EU/EØS, herunder i USA og Indien, på grundlag af gældende tilstrækkelighedsafgørelser eller SCC. Se stripe.com/privacy. VognFlow opbevarer ikke dine fulde kortoplysninger.

Ceero ApS (Danmark), CVR 45441393: udvikling og vedligeholdelse med nødvendig adgang til konto-, kontakt- og sikkerhedsoplysninger ved drift og support efter dokumenteret instruks. Behandlingen skal ske i Danmark. Egne underdatabehandlere og tredjelandsoverførsler er ikke tilladt.

Simply.com A/S (Danmark), CVR 29412006: VognFlows e-mailkorrespondance med kunder og kontaktpersoner, herunder modtageradresse, emne og indhold i kladder og e-mails. Mailhosting og lagring sker i Danmark efter Simply.coms oplysninger. Se simply.com/dk/compliance/.

Hvis du aktiverer push-meddelelser, behandler den push-tjeneste, der hører til din browser eller enhed, endpoint, tekniske leveringsoplysninger og krypteret meddelelsesindhold. Det kan være Apple, Google, Microsoft eller Mozilla afhængigt af din enhed. Eventuelle overførsler uden for EU/EØS forudsætter et gyldigt grundlag efter databeskyttelsesforordningens artikel 45 eller 46 som beskrevet nedenfor. Du kan slå push-meddelelser fra i browserens eller enhedens indstillinger.

Ved visning af kort fra OpenStreetMap modtager OpenStreetMap Foundation som selvstændigt dataansvarlig din IP- adresse, tekniske browseroplysninger og oplysninger om de viste kortfliser. Kortfliser leveres via et globalt indholdsnetværk, og behandlingen er ikke begrænset til EU/EØS. Fondens øvrige serverbehandling sker bl.a. i Storbritannien, Irland og Nederlandene. Oplysninger om behandlingen og overførsler findes på osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy og osmfoundation.org/wiki/Services_and_tile_users_privacy_FAQ.

Kundens valgte regnskabsintegrationer modtager relevante data efter kundens instruks og efter kundens egen aftale med regnskabsleverandøren. Nødvendige oplysninger kan også videregives til rådgivere og myndigheder, når der er et lovligt grundlag. Kundedata sælges ikke og bruges ikke til konkurrerende transportvirksomhed, egen markedsføring eller træning af generelle AI-modeller.

Ved overførsler uden for EU/EØS anvendes de beskrevne grundlag: en gældende afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau efter databeskyttelsesforordningens artikel 45, herunder EU-US Data Privacy Framework for certificerede og omfattede modtagere i USA, eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 46 med relevante risikovurderinger og supplerende foranstaltninger. Du kan få oplysninger om de konkrete overførsler og en kopi af de relevante garantier ved at skrive til jacob@vognflow.dk.

Opbevaring

Indsamlede oplysninger i relation til behandling af kundehenvendelser og kundesupport slettes, når den pågældende sag og nødvendig opfølgning er afsluttet, dvs. når de pågældende data ikke længere er nødvendige i forhold til behandling af det formål, hvortil de oprindeligt blev indsamlet i overensstemmelse med de EU-retlige og nationale regler herom. Kontooplysninger opbevares under kundeforholdet og i forhold til nødvendig afvikling af det pågældende kundeforhold. I relation til retlige tvister vil begrænset dokumentation for indgåede aftaler og konkrete udestående krav opbevares, så længe det pågældende krav kan gøres gældende eller tvisten verserer. Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt 5 år fra regnskabsårets udgang i henhold til lovkrav herom i bogføringsloven. Sikkerhedslogs slettes efter maksimalt 3 måneder. Oplysninger om en sikkerhedshændelse opbevares kun, mens undersøgelse i relation hertil pågår og som påkrævet efter relevante lovkrav herom. Kundens transportdata og kundens backup af data slettes efter de pågældende frister oplyst i den indgåede databehandleraftale.

Cookies og automatiske afgørelser

VognFlow bruger kun cookies, der er teknisk nødvendige for login og beskyttelse af tjenesten. Disse cookies kræver ikke samtykke. Vi bruger ikke cookies til statistik eller markedsføring. Hvis dette ændres, indhenter vi samtykke, før sådanne cookies anvendes, og opdaterer denne politik. VognFlow træffer ikke afgørelser alene på grundlag af automatisk behandling med retsvirkning for dig eller tilsvarende væsentlig betydning.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen følgende rettigheder, når betingelserne for den enkelte rettighed er opfyldt:

• Ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.

• Ret til at få urigtige oplysninger rettet og ufuldstændige oplysninger suppleret.

• Ret til sletning af dine oplysninger.

• Ret til begrænsning af behandlingen, jf. artikel 18.

• Ret til dataportabilitet for oplysninger, du selv har givet, når behandlingen sker automatisk på grundlag af aftale eller samtykke, jf. artikel 20.

• Ret til at trække et samtykke tilbage, hvis en behandling bygger på samtykke. Tilbagetrækning ændrer ikke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesser, af grunde vedrørende din særlige situation. Du kan altid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring, jf. artikel 21.

Du kan kontakte os på jacob@vognflow.dk for at bruge dine rettigheder. Vi svarer som udgangspunkt inden for én måned. Du kan klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk. Ved væsentlige ændringer af politikken giver vi dig besked på hjemmesiden, pr. e-mail eller gennem tjenesten.

About this cookie policy

This policy explains which cookies and similar technologies VognFlow uses, why, and how you can control them. It supplements the privacy policy. The controller is Jacob Refsbæk (VognFlow), CVR 29465142, Topasgangen 26, 2300 København S, Danmark. Contact: jacob@vognflow.dk.

What cookies are

Cookies are small text files that a website or an app stores in your browser. Similar technologies, such as the browser's local storage, are used in the same way.

Necessary cookies only

VognFlow only uses cookies and similar technologies that are strictly necessary to provide the service you asked for, for example to log in and stay logged in. Under the Danish cookie order such cookies do not require consent, which is why no cookie banner is shown.

We do not use cookies for statistics, profiling or marketing, and no third-party advertising cookies. If that changes, we will ask for consent before setting such cookies and update this policy.

The website vognflow.dk

The website itself sets no cookies and uses no statistics or marketing tools.

When you click into the waitlist sign-up form, we load Cloudflare Turnstile, an anti-spam service that tells people from automated programs apart. Turnstile is loaded only at that moment, not when the page opens, and may store a technical cookie or local value with Cloudflare to run the check. The basis is our legitimate interest in protecting the form against abuse (GDPR article 6(1)(f)). Cloudflare is covered in the privacy policy.

Cookies in the VognFlow service

When you use Office, the driver app, the customer portal or self-service, the service sets these cookies:

All are first-party cookies. They are set as HttpOnly, so scripts on the page cannot read them, as Secure, so they are only sent over an encrypted connection, and with SameSite protection.

Local storage

Office and the driver app may keep small technical values in the browser's local storage, for example a device identifier, so that the GPS function and the account's functions work. They are used only to make the service work.

How to control or delete cookies

You can delete or block cookies at any time in your browser settings. If you block the necessary cookies, you cannot log in to the service. See your browser's help for instructions.

Changes, questions and complaints

We update the policy if our use of cookies changes and show the version number and date at the top. Questions can be sent to jacob@vognflow.dk. You can complain to the Danish Data Protection Agency, Datatilsynet (datatilsynet.dk).

VognFlow SaaS aftale

Salgs- og leveringsbetingelser for erhvervskunder

Version 2026-11-05.1 af 5. november 2026. Disse vilkår anvendes sammen med den konkrete bestilling og en særskilt databehandleraftale.

Leverandøren

Jacob Refsbæk · Enkeltmandsvirksomhed · CVR 29465142 Produktnavn VognFlow · vognflow.dk · Kontakt jacob@vognflow.dk Topasgangen 26, 2300 København S

Kunden

Den erhvervsvirksomhed, som identificeres ved navn, CVR, adresse og kontaktperson i bestillingen. Kundens valgte pakke, bilantal, tilkøb, pris og betalingsdatoer fremgår af bestillingsoversigten og ordrebekræftelsen. Kundedata udfyldes ved den enkelte bestilling.

Aftalens dokumenter

Aftalen består af bestillingen, disse betingelser, bilag 1 til 5 og en særskilt databehandleraftale. Udtrykkeligt aftalte særvilkår i bestillingen har forrang for almindelige vilkår. Databehandleraftalen har forrang vedrørende behandling af personoplysninger. Ufravigelig lovgivning har altid forrang.

1 DEFINITIONER

Løsningen er VognFlows standardsoftware, som stilles til rådighed via internettet. Løbende ydelser er adgang, drift, vedligeholdelse og de valgte moduler i relation til løsningen. Indledende ydelser er automatisk kundeoprettelse og eventuelt særskilt bestilt opstartshjælp. Bestillingsydelser er yderligere arbejde, som parterne konkret aftaler skriftligt. Kunden og leverandøren benævnes samlet parterne og hver for sig en part.

2 BAGGRUND OG FORMÅL

VognFlow understøtter kundens planlægning og registrering af transportopgaver, chaufførernes arbejdsgang og dokumentation i turrapporter. Aftalen er et løbende B2B-abonnement på standardsoftware, ikke en bestilling af et individuelt udviklingsprojekt. Løsningen er et administrativt hjælpemiddel; kunden er selv ansvarlig for transport, sikker kørsel og egne myndighedsforpligtelser.

3 YDELSERNE

Leverandøren leverer den standardpakke og de individuelt valgte tilkøb, der fremgår af bestillingen og bilag 2. Fysisk GPS indgår ikke ved lanceringen.

Kunden kan selv oprette biler, chauffører og kunder. Ubegrænset antal VognFlow Office-brugere og chauffører indgår; bilkapaciteten følger den valgte pakke. Personlig opstartshjælp er valgfri og koster 2.995 kr. ekskl. moms. Denne vil ikke blive valgt automatisk, og vil derfor skulle tilvælges efter eget ønske.

Yderligere udviklingsopgaver, rådgivning, dataimport og integrationsarbejde i relation til den leverede løsning (standardsoftware) er kun omfattet, når opgaven, pris eller prisgrundlag og eventuelle frister er skriftligt aftalt. Kunden har ikke en generel ret til at kræve nye funktioner implementeret. Et prisestimat eller ønske bliver ikke en bestilling uden kundens udtrykkelige godkendelse.

4 LEVERING OG TILGÆNGELIGHED

Aftalen mellem parterne er først bindende, når kunden modtager en skriftlig ordrebekræftelse, og ikke ved fremsendelse af kvittering for modtagelse af kundens ordre.

Løsningen leveres online og kræver ikke fysisk fremmøde hos kunden. Adgang etableres automatisk efter det bekræftede oprettelsesforløb. Levering foreligger, når den aftalte kundeadgang er gjort tilgængelig hos kunden. En bekræftelse/verifikation i forhold til Stripe er ikke alene en dokumentation for, at VognFlow Office og VognFlow app er klargjort.

Leverandøren er ansvarlig i forhold til levering af de aftalte ydelser. Ansvarsbestemmelsen udvider ikke aftalen til ikke bestilte udviklingsopgaver eller ubegrænset rådgivning. Kunden stiller kompatible enheder, internet og nødvendige eksterne adgange til rådighed. Leverandøren er ikke ansvarlig for den løbende kompatibilitet med kundens hardware i forhold til den løbende drift af løsningen hos kunden.

Bilag 5 beskriver support og drift. Der er ikke aftalt et kriterium for garanteret oppetid eller procent fra leverandørens side, ligesom der ikke ydes døgnsupport eller garanteret gendannelsestid fra leverandørens side, medmindre det fremgår af et særskilt accepteret driftsbilag.

5 KONTAKT OG SAMARBEJDE

Parterne udpeger en relevant kontaktperson. Kunden anmelder fejl og ændringer af kontaktoplysninger og forpligter sig til på rimelig måde at medvirke i forhold til eventuel fejlsøgning. Adgangskoder, betalingskortoplysninger og engangskoder må ikke sendes i fejlbeskrivelser. Der etableres ikke en særskilt projektorganisation for et almindeligt selvbetjent abonnement på løsningen.

6 DATA OG IMMATERIELLE RETTIGHEDER

Kunden bevarer rettighederne til egne data, logoer og materiale. Leverandøren må anvende materialet i det omfang, det er nødvendigt for at levere og sikre den aftalte tjeneste, og efter databehandleraftalen som databehandler. Kundedata må ikke frit anvendes til markedsføring, træning af leverandørens personale eller til andre uvedkommende formål.

VognFlows software, kildekode, produktnavn og øvrige rettigheder forbliver hos leverandøren eller den berettigede rettighedshaver. Kunden får under abonnementet en ikke-eksklusiv brugsret til software-løsningen i forhold til kundens egen virksomhed. Denne indebærer ikke ejerskab til softwaren eller ret til at videresælge den tildelte adgang fra leverandørens side. Parterne skal beskytte fortrolige oplysninger også efter aftalens ophør.

Fortrolighed og konkurrencemæssig anvendelse

Leverandøren skal behandle alle ikke-offentlige oplysninger om kundens virksomhed fortroligt. Det omfatter navnlig kundekartoteker, kontaktpersoner, transportopgaver, ruter, stop, priser, tilbud, omsætning, chauffører, positioner, leveringsdokumentation og øvrige drifts- og forretningsforhold.

Leverandøren må ikke anvende kundens oplysninger, hverken til egne eller tredjemands transport-, salgs- eller konkurrenceformål og må ikke videregive dem til transportvirksomheder, konkurrenter eller andre uvedkommende. Oplysninger må alene behandles i det omfang, det er nødvendigt for at levere, administrere, vedligeholde, beskytte og yde aftalt support til VognFlow eller i øvrigt følger af kundens dokumenterede instruks og gældende ret samt i øvrigt i overensstemmelse med den indgåede databehandleraftale.

Adgang til kundens oplysninger skal begrænses til autoriserede personer med et sagligt arbejdsbetinget behov for en sådan adgang, og skal være underlagt passende adgangskontrol, fortrolighedspligt og relevant logning. Leverandøren skal sikre, at personer, som får lovlig adgang til oplysningerne, er bundet af fortrolighed. Eventuelle underdatabehandleres adgang og pligter reguleres tillige af den indgåede databehandleraftale mellem parterne.

Leverandøren sikrer, at medhjælpere og underdatabehandlere, herunder udviklere med adgang til systemerne, er bundet af tilsvarende fortrolighed og kun får adgang efter dokumenteret instruks.

Fortrolighedsforpligtelsen gælder også efter aftalens ophør, så længe oplysningerne ikke lovligt er blevet offentligt tilgængelige. Bestemmelsen begrænser ikke nødvendige lovpligtige videregivelser; kunden orienteres herom i det omfang, dette er lovligt, inden dennes oplysninger eventuelt videregives til et sådant påkrævet lovligt formål. Ved behandling af personoplysninger har databehandleraftalen forrang, og personoplysninger behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016) med tilhørende nationale regler i relation til persondatasikkerhed.

7 DATAUDLEVERING OG LEVERANDØRSKIFTE

Kunden kan anmode om udlevering af egne data og om relevant bistand i forbindelse med udlevering ved aftalens og leveringsperiodens ophør. Formater, datakategorier, sikker levering, overgang og sletning skal fremgå af oplysningerne i bilag 5. Kundens lovlige rettigheder til egne data bortfalder ikke ved en betalingstvist.

Hvor EU’s dataforordning (Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2854 af 13. december 2023) finder anvendelse, skal skiftevilkårene opfylde forordningens artikel 23 til 30 angående skift mellem databehandlingstjenester. Der må ikke aftales et generelt ubegrænset timevederlag for lovpligtig skiftebistand. Fra 12. januar 2027 må der ikke opkræves de skiftegebyrer, som artikel 29 forbyder. Andre særskilt bestilte ydelser kræver et lovligt, oplyst prisgrundlag og må ikke omgå skiftereglerne.

Den almindelige udlevering og lovpligtige skiftebistand efter bilag 5 er inkluderet uden særskilt skiftegebyr. Yderligere ydelser uden for denne pligt udføres kun efter særskilt aftale.

8 PRIS OG BETALING

De gældende priser ved bestilling fremgår af bilag 4 og bestillingsoversigten. Kunden vælger månedlig eller årlig betaling. Betalingsperiode, beløb og betalingsdatoer vises før bestillingen og i ordrebekræftelsen. Ved årsbetaling betales ti gange den samlede månedspris for 12 måneders abonnement forud efter gratisperioden. Årsabonnementet fornyes automatisk for nye perioder på 12 måneder, medmindre kunden opsiger efter punkt 10. Ved årsbetaling gælder de særlige opsigelses- og refusionsregler i punkt 10. Priser er i danske kroner ekskl. moms; moms og samlet betaling vises før kundens godkendelse. Betalingskort registreres hos Stripe. VognFlow opbevarer ikke kundens fulde kortoplysninger.

Alle kunder får 14 dages gratis prøveperiode, uanset om de opretter sig selv eller får personlig hjælp til oprettelsen, og uanset om de vælger måneds- eller årsbetaling. Kunden registrerer et betalingskort ved oprettelsen. Prøveperiodens start- og slutdato samt første betalingsdato fremgår af Checkout og ordrebekræftelsen. Efter prøveperioden fortsætter abonnementet automatisk til den accepterede pris, medmindre kunden opsiger inden prøveperiodens udløb. Ved månedsbetaling opkræves den første abonnementsbetaling på prøveperiodens slutdato og derefter på samme dato hver måned. Eksempel: Bestilling den 22. oktober med 14 dages gratis prøveperiode medfører første abonnementsbetaling den 5. november og derefter den 5. hver måned. Hvis en måned ikke har den pågældende betalingsdato, sker opkrævningen den sidste dag i måneden; i efterfølgende måneder anvendes igen den oprindelige betalingsdato, når den findes.

Særskilt bestilt personlig opstart er en engangsydelse og er ikke gratis som følge af abonnementsprøven. Pris og opkrævningstidspunkt for denne ydelse vil fremgå særskilt før kundens accept. Tilkøb vil kun blive faktureret, når kunden har valgt eller senere aktivt godkender disse.

Prisforhøjelser og væsentlige forringelser i forhold til ydelsen og løsningen varsles skriftligt mindst 60 dage før ikrafttræden. Kunden kan opsige, så en varslet ændring ikke påtvinges kunden inden ophør af dennes abonnement. Ændringer har ikke tilbagevirkende kraft. Kræves særskilt accept fra kundens

side efter dennes aftale eller efter lovbestemmelser, vil denne fra leverandørens side blive indhentet før ændringen anvendes.

9 OVERDRAGELSE OG EVENTUELT SENERE APS

En part kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser til tredjemand med den anden parts skriftlige samtykke. Samtykke må ikke nægtes uden en saglig begrundelse, herunder angående partens pågældende økonomiske forhold. Overdragelsen må ikke forringe kundens aftalte rettigheder eller beskyttelse af data.

En mulig senere drift fra leverandørens side i et anpartsselskab (ApS) ændrer ikke leverandøren i den indgåede aftale på nuværende tidspunkt. Ved en sådan ændring skal kunden oplyses om det nye juridiske navn, CVR-nummer, kontaktoplysning samt tidspunktet for ændringen, og overdragelsen gennemføres efter det gældende aftalegrundlag. Leverandøren Jacob Refsbæk frigøres ikke personligt for allerede påtagede forpligtelser alene ved at ændre navn eller CVR-nummer i relation til den leverede ydelse. Ved en ændring vil også databehandleraftalen og betalings-/fakturaoplysninger eventuelt blive ændret som følge af overdragelse af rettigheder og forpligtelser til anpartsselskabet.

10 VARIGHED OG OPSIGELSE

Kunden accepterer aftalegrundlaget aktivt i bestillingsforløbet. Aftalen bliver bindende ved den skriftlige ordrebekræftelse, jf. punkt 4, og løber, indtil den ophører efter disse vilkår. Ved månedsbetaling er der ingen fast bindingsperiode ud over opsigelsesvarslet. Ved årsbetaling afregnes forud for 12 måneder, og kunden kan opsige efter de særlige regler nedenfor. I den gyldige 14-dages gratisperiode kan kunden opsige uden abonnementsbetaling. Adgangen ophører da ved gratisperiodens slutning, og abonnementet må ikke fornyes til betaling.

Ved månedsbetaling kan kunden efter gratisperioden opsige med 30 dages varsel fra opsigelsestidspunktet. Varslet er ikke forlænget til udgangen af en måned. Kunden får en bekræftet slutdato og bevarer almindelig adgang indtil denne dato, så længe de almindelige aftalebetingelser overholdes. Kunden opsiger selv via funktionen »Opsig abonnementet« i VognFlows selvbetjening og modtager en bekræftelse med slutdato. Opsigelsen kræver ikke leverandørens godkendelse eller kontakt pr. mail. Hvis selvbetjeningen ikke virker, kan kunden i stedet opsige skriftligt til jacob@vognflow.dk med samme varsel og virkning fra modtagelsen.

Ved årsbetaling betales abonnementet forud for 12 måneder ad gangen. Abonnementet fornyes automatisk for 12 måneder, medmindre kunden opsiger inden fornyelsen. Efter gratisperioden kan kunden opsige med 60 kalenderdages varsel fra modtagelsen af opsigelsen. Udløber den igangværende, forudbetalte årsperiode tidligere, ophører abonnementet ved dette udløb. En modtaget opsigelse stopper den næste automatiske årsfornyelse. Opsigelsesproceduren via selvbetjening eller e-mail beskrevet ovenfor gælder også ved årsbetaling. Kunden modtager en bekræftelse med slutdato og bevarer almindelig adgang frem til denne dato på aftalens vilkår. Betalingen opgøres forholdsmæssigt frem til slutdatoen, og forudbetaling for tiden derefter tilbagebetales efter reglerne nedenfor. Ved leverandørskifte eller sletning efter dataforordningens skifteregler følger aftalens ophør bilag 5. Betalingspligten ved årsbetaling ophører dog senest 60 kalenderdage efter modtagelsen af kundens opsigelse eller ved den igangværende årsperiodes udløb, hvis det indtræffer tidligere. Kunden bevarer sine rettigheder til tidligere ophør ved leverandørens misligholdelse og efter ufravigelig lovgivning. Opsigelse i gratisperioden medfører ingen abonnementsbetaling.

Leverandøren kan uden kundens misligholdelse opsige med 60 dages skriftligt varsel. Ved månedsbetaling opgøres betalingen forholdsmæssigt frem til den bekræftede slutdato. Ved årsbetaling opgøres betalingen forholdsmæssigt frem til slutdatoen, dog højst for perioden frem til 60 kalenderdage efter modtagelsen af kundens opsigelse eller den igangværende årsperiodes udløb, hvis det indtræffer tidligere. Forudbetaling for tiden efter den periode, kunden skal betale for, tilbagebetales. Ved årsbetaling beregnes tilbagebetalingen ud fra den faktisk betalte årspris og antallet af kalenderdage i den pågældende forudbetalte årsperiode. Den forbrugte periode omberegnes ikke til månedspris. Kundens rettigheder til tidligere ophør og tilbagebetaling ved leverandørens

misligholdelse, en berettiget indsigelse mod en underdatabehandler, varslede væsentlige ændringer eller ufravigelig lovgivning gælder fortsat. Tilgodehavender modregnes i slutopgørelsen, og et resterende beløb tilbagebetales senest 14 dage efter slutopgørelsen. Særskilt leveret opstartshjælp er ikke abonnementsvederlag.

Ved væsentlig misligholdelse kan den anden part ophæve efter skriftlig meddelelse, hvis ikke misligholdelsen er bragt til ophør i løbet af en rimelig afhjælpningsfrist (på ikke ud over 14 dage). Frist kan undlades ved alvorligt misbrug, hvor afhjælpning ikke vurderes at være mulig. Ved betalingsproblemer skal kunden have besked og en rimelig mulighed for at rette forholdet før suspension, medmindre en konkret sikkerhedsrisiko kræver hurtig indgriben. Dataudlevering håndteres efter punkt 7 og databehandleraftalen.

11 PERSONOPLYSNINGER

Parterne skal overholde gældende databeskyttelsesregler. Ved behandling af kundens personoplysninger på kundens vegne skal der foreligge en bindende databehandleraftale efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, inden databehandlingen begynder. En generel henvisning til GDPR-regler i disse vilkår erstatter ikke en sådan aftale.

Databehandleraftalen skal beskrive instrukser, formål, datatyper, registrerede, sikkerhed, underdatabehandlere, behandlingslande, overførsler, håndtering ved brud på persondatasikkerheden, forpligtelser til at yde bistand, kontrol og sletning. Kunden er ansvarlig for, at der eksisterer et lovligt formål og grundlag, samt at informere egne ansatte og berørte personer, herunder om positionsdata, billeder og underskrifter. Leverandøren er ansvarlig for sine egne forpligtelser i relation hertil.

VognFlows egen databehandling af kontakt-, konto- og betalingsrelaterede oplysninger beskrives i privatlivspolitikken. Betalingstjenestens rolle og vilkår skal beskrives korrekt og må ikke automatisk ligestilles med en underdatabehandler for alle kundedata.

12 ÆNDRINGER

Ændringer af en konkret aftale skal kunne dokumenteres skriftligt. Fejlrettelser og sikkerhedsopdateringer kan gennemføres løbende, når de ikke ændrer det aftalte væsentligt. Nye vilkår må ikke blot erstatte den version, kunden tidligere har accepteret. Varsling og eventuel ny accept følger af punkt 8 og af gældende ret.

13 FORTOLKNING

Den accepterede bestilling, denne version af aftalen, de tilhørende bilag og databehandleraftalen udgør aftalegrundlaget. Individuelt aftalte særvilkår skal fremgå tydeligt. Oplysninger og løfter, som efter ufravigelig lovgivning indgår i aftalen, kan ikke sættes ud af kraft ved en generel integrationsklausul.

14 LOVVALG OG TVISTER

Aftalen er underlagt dansk ret. Parterne søger først at løse uenighed ved dialog i mindelighed. Dette forhindrer ikke nødvendige retlige skridt eller håndhævelse af ufravigelige rettigheder.

Tvister behandles ved de almindelige danske domstole efter gældende værnetingsregler. Der er ikke aftalt obligatorisk voldgift efter Det Danske Voldgiftsinstituts regelsæt.

15 DIGITAL ACCEPT OG AFTALEKOPI

Kunden skal før godkendelsen kunne læse og gemme bestillingsoversigten, den daterede aftale med bilag, databehandleraftalen med bilag og privatlivspolitikken. Kunden bekræfter aktivt med et ikke på forhånd markeret flueben i Checkout: »Jeg accepterer salgs- og leveringsbetingelserne og databehandleraftalen og har læst privatlivspolitikken.« Hvert dokument vises med link, dato og

version. Underskrift på papir, med MitID eller en særskilt underskriftstjeneste er ikke et aftalt trin i standardbestillingen.

For hvert af de tre dokumenter registreres version, kontrolsum, tidspunkt og bestillingsreference sammen med den bestillende virksomheds identitet. For privatlivspolitikken dokumenteres, hvilken information kunden har fået forelagt; dette udgør ikke et generelt samtykke til databehandling. Kunden modtager aftalegrundlaget og ordrebekræftelsen i et format, kunden kan gemme. Tidligere dokumentversioner bevares på deres versionsspecifikke adresser. Krav om ny accept ved senere væsentlige ændringer kan ikke opfyldes alene ved at udskifte indholdet på et link.

Kundens accept af disse betingelser er adskilt fra et eventuelt frivilligt samtykke til markedsføring. En privatlivspolitik beskriver behandling af personoplysninger og må ikke bruges som en generel tilladelse til anden brug af kundens data.

BILAG 1 OPSTART OG TIDSPLAN

Brug af leverandørens selvbetjeningsløsning er standard. Kunden vælger pakke, bilantal, tilkøb, betalingsperiode og regnskabsprogram, bekræfter e-mail og registrerer betalingskort via Stripe. Systemet opretter herefter kundens adgang til VognFlow Office og chaufførappen og sender adgangsinformation. Prøveperioden følger punkt 8. Kundens data lagres logisk adskilt fra andre kunders data i en fælles database og et fælles filområde. Kunden kan efter særskilt aftale få egen database.

Kunden opretter sit firma og eventuelt logo, sine biler, chauffører, egne kunder og egne priser gennem opstartsforløbet. Leverandøren stiller vejledning til rådighed. En bestilling skal kunne gennemføres uden, at kunden først aftaler et personligt møde med leverandøren (v. Jacob Refsbæk).

Ved valgfri personlig opstart aftales tidspunktet særskilt. Ydelsen omfatter online opsætning af logo, de første kunder og biler samt introduktion. Ekstra opgaver vil kræve en ny aftale. Der er ikke aftalt en konkret dato for en endnu ikke foretaget kundebestilling.

Oplysninger i den enkelte bestilling

Ordrebekræftelsen viser de valgte moduler, bilkapacitet, månedlig eller årlig betalingsperiode, den samlede abonnementspris, momsbeløb, betalingsdatoer, eventuel pris på tilvalgt engangsydelse, prøveperiodens præcise datoer samt vilkår om automatisk fornyelse og opsigelse. Bilkapacitet er antallet af bilpladser i kundens aftale, ikke nødvendigvis antallet af oprettede biler. Oplysningerne skal være ens på hjemmesiden, i Stripe, VognFlow Office og aftalekopien.

BILAG 2 LØSNING OG VALGTE MODULER

Standardpakken omfatter VognFlow Office og chaufførapp, herunder mulighed for opsætning af følgende: Kunder og egne priser, ture med flere stop, planlagte/igangværende/afsluttede ture, statusmeldinger, bemærkninger, turkø og udsendelse, navigation, turrapporter som PDF og e-mail, foto, modtagernavn, underskrift, statistik, app-baseret liveposition samt de konkret understøttede regnskabsintegrationer. Antal VognFlow Office-brugere og antal chauffører er ikke begrænset.

App-baseret GPS forudsætter relevante tilladelser, anvendelige positionsmålinger og en aktiv app. Der loves ikke fortsat sporing, når operativsystemet lukker eller suspenderer appen. Offline-køen omfatter GPS- og statushændelser, som gemmes lokalt og forsøges synkroniseret med oprindelige tidspunkter. Foto, underskrift og scanningsupload er ikke omfattet af denne offline-kø.

CO₂-tilkøbet omfatter de beskrevne TTW-/WTW-opgørelser og rapporter, beregningernes grundlag, samt eventuelle begrænsninger ved disse beregningsmetoder. Scanner-tilkøbet anvender kundens koder til pickup-/leveringskontrol samt til dokumentation. Kundeportal/webbooking og API/adgang til beskrevne eksterne integrationer aktiveres kun, når de er bestilt. Ingen fysisk GPS-enhed leveres.

Den konkrete integrationsbeskrivelse i bestillingen angiver de understøttede regnskabsprogrammer og integrationsforbindelser. Indtastning af et ønsket program er ikke i sig selv en bekræftelse på

understøttelse. En forbindelse må først angives som leveret fra leverandørens side, når den aftalte funktion faktisk er gjort tilgængelig for kunden.

BILAG 3 SUPPLERENDE STANDARDVILKÅR

Brug og adgang

Kunden holder egne brugeradgange ajour og giver kun autoriserede personer adgang. Kunden må ikke forsøge at tilgå andre virksomheders data, svække tjenestens sikkerhed eller bruge tjenesten ulovligt. Leverandøren kan foretage nødvendig og forholdsmæssig sikring ved et konkret misbrug og orienterer kunden, hvis dette er forsvarligt.

Fejl og afhjælpning

Leverandøren undersøger dokumenterede fejl indberettet af kunden og afhjælper dem efter deres betydning i forhold til den leverede ydelse. Kunden forpligter sig til at medvirke med relevante oplysninger. Ved væsentlige vedvarende leveringsmangler, som ikke afhjælpes inden rimelig tid fra leverandørens side, kan kunden bringe den berørte ydelse til ophør og kræve forholdsmæssig tilbagebetaling for forudbetalt, endnu ikke leveret ydelse. Øvrige krav afgøres efter aftalen og efter gældende ret.

Eksterne tjenester

Kunden giver nødvendige tilladelser til de eksterne konti, som kunden ønsker integreret. Ændrede leverandør-APIer, udløbne nøgler, enheder, net og mailfiltre kan påvirke funktionaliteten. Dette fritager ikke leverandøren for at rette egne fejl eller for at håndtere kendte væsentlige afbrydelser i relation til den leverede ydelse. Regnskabskladder skal kontrolleres af kunden før bogføring; en oprettet kladde er ikke en afsendt faktura.

Ansvar og forsikring

Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler med de gyldige begrænsninger, som udtrykkeligt er aftalt. Et almindeligt abonnement giver ikke kunden ejerskab til softwaren.

Hver parts samlede ansvar for almindelige direkte tab under aftalen er begrænset til vederlaget ekskl. moms for den berørte ydelse i de seneste 12 måneder før den skadevoldende hændelse, dog mindst 10.000 kr. For en nyere aftale bruges det faktisk aftalte månedsvederlag omregnet til 12 måneder. Parterne hæfter ikke for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste eller afledte tab hos tredjemand, med de undtagelser der følger nedenfor. Rimelige direkte omkostninger til gendannelse efter en ansvarspådragende fejl er ikke alene på grund af deres art et indirekte tab.

Begrænsningerne gælder ikke forsæt, grov uagtsomhed, personskade eller andet ansvar, som ikke lovligt kan begrænses. Registreredes ufravigelige rettigheder berøres ikke. Almindelige betalingsforpligtelser og aftalt tilbagebetaling af ikke leveret ydelse er ikke erstatningskrav omfattet af loftet. En parts forsikringsforhold er ikke i sig selv en udvidelse eller indskrænkning af det aftalte ansvar.

Ekstraordinære hindringer

Ved ekstraordinære hindringer uden for en parts rimelige kontrol, skal parten hurtigt orientere den anden part, begrænse virkningen og søge leveringen genoptaget. Ved længerevarende hindringer skal parterne afklare fortsættelse, ophør og rimelig afregning i relation til den leverede ydelse fra leverandørens side.

BILAG 4 PRISER VED LANCERINGEN

Alle beløb er i danske kroner ekskl. moms. Den valgte bestilling og den beregnede moms/samlede pris vises, før kunden godkender.

Pakken med alle fire tilkøb omfatter CO₂ modul, kundeportal/webbooking, scanner og API. De fire separate månedspriser udgør 846 kr., hvor den samlede pris på 649 kr. giver en rabat på 197 kr. pr. måned. Fysisk GPS indgår hverken i pakken eller som et bestillingsvalg ved lanceringen af ydelsen.

For mere end 6 biler bruges pakken til 4 til 6 biler plus 149 kr. pr. ekstra bil. Priseksempel: 7 biler koster 1.644 kr. pr. måned ekskl. moms før tilkøb. Ekstra VognFlow Office-brugere og chauffører udløser ikke en særskilt pris.

Abonnementets 14-dages gratisperiode gælder også ved valg af personlig opstart, men gør ikke den særskilt bestilte opstartshjælp gratis. Ved årsbetaling betaler kunden ti gange den samlede månedspris for 12 måneder, inklusive valgte bilpladser og tilkøb. Beløbet betales forud efter prøveperioden, og abonnementet fornyes automatisk for 12 måneder, medmindre kunden opsiger efter punkt 10. Prisen og fornyelsen vises før køb. Ved almindelig opsigelse efter gratisperioden kan kunden opsige årsabonnementet med 60 kalenderdages varsel, dog med ophør senest ved den igangværende årsperiodes udløb. Forudbetaling for tiden efter betalingspligtens ophør tilbagebetales forholdsmæssigt på grundlag af den faktisk betalte årspris. Ved leverandørskifte følger ophør og betaling punkt 10 og bilag 5. Rettigheder ved leverandørens misligholdelse og ufravigelig lovgivning bevares, jf. punkt 10. Hardware og øvrige særskilte ydelser indgår kun, hvis de udtrykkeligt aftales og vises før køb.

BILAG 5 SUPPORT DRIFT OG DATA VED OPHØR

Kontakt og support

Opsigelse foretages af kunden via »Opsig abonnementet« i VognFlows selvbetjening. Kontaktoplysninger til kundesupport og hjælp, hvis selvbetjeningen ikke virker er: jacob@vognflow.dk. Hjemmeside: vognflow.dk. Fejlmeldinger skal indeholde oplysninger om identifikation af kunden og beskrive fejlen uden at angive oplysninger om adgangskoder eller betalingskortoplysninger.

Support ydes via e-mail og henvendelser behandles på hverdage. Kritiske sikkerheds- og datafejl prioriteres før almindelige brugerspørgsmål. Kunden orienteres om væsentlige konstaterede problemer og den videre håndtering. Der er ikke aftalt døgnbemanding eller en bestemt maksimal svartid vedrørende henvendelser.

Backup og gendannelse

Kunden oplyses om backupintervaller, samt om oplysninger om opbevaring og gendannelse i relation til driften af den leverede ydelse. Angivelse af backupintervaller er ikke i sig selv et løfte om maksimalt datatab, og en planlagt backup-kørsel er ikke udtryk for en verificeret kopi af kundens data. Leverandøren skal håndtere fejlede eller manglende datakopier efter det aftalte beredskab.

Der planlægges backup af kundens database og filer hver tredje time til Backblaze B2 i EU Central med 30 dages opbevaring og Object Lock. Planen skal omfatte både fælles og særskilte databaser. Kopier overvåges og kontrolleres, og fejl håndteres med genforsøg og opfølgning. Gendannelse, herunder gendannelse af én kunde fra en fælles database, testes og dokumenteres mindst hver tredje måned og efter større ændringer af platformen. Backupintervallet er ikke en garanteret maksimal datatabsperiode. Ved gendannelse oplyses kunden om det anvendte gendannelsespunkt og kendte konsekvenser. Der er ikke aftalt en garanteret gendannelsestid.

Dataudlevering og sletning

Kunden kan vælge skift til en anden udbyder, overførsel til egen IT-infrastruktur eller sletning uden overførsel. Kunden anmoder via jacob@vognflow.dk med angivelse af virksomhed og bemyndiget modtager. Udleveringen omfatter kundens eksporterbare data og digitale aktiver: kunde- og underkontodata, kontaktoplysninger, biler, chauffører og brugere, ture, stop, tidspunkter, GPS- positioner, ruter, rapporter, logoer, øvrige uploadede dokumenter, billeder, modtagernavne, underskrifter, scanninger, noter, ordre- og fakturakladder samt relevante pris-, konto-, modul- og brugerindstillinger med tilhørende relevante metadata, som kunden har tilført eller som er frembragt ved kundens brug af tjenesten. Strukturerede data leveres i CSV og/eller JSON med feltbeskrivelse; filer leveres i deres lagrede formater. En kundespecifik databasekopi i SQLite-/SQL-format kan aftales som supplement. Leverandørens software og interne driftsaktiver, der er beskyttet af immaterielle rettigheder eller udgør forretningshemmeligheder, fælles sikkerhedsnøgler, adgangskoder og andre kunders oplysninger udleveres ikke. Undtagelserne må ikke hindre eller forsinke det lovpligtige skift.

Leverandøren aftaler en sikker overførsel efter identitetskontrol og yder rimelig bistand til kunden og dennes bemyndigede tredjemand, herunder oplysninger om kendte kontinuitetsrisici. Leverandøren støtter kundens exitstrategi for de aftalte tjenester og stiller alle relevante oplysninger til rådighed. Tjenesten opretholdes under overgangen, og det aftalte sikkerhedsniveau opretholdes under hele skifteprocessen og udtrækningsperioden. Varslet til igangsættelse er højst 30 kalenderdage; tidligere start aftales, hvor det er muligt. Fra varslets udløb gennemføres skiftet uden unødigt ophold inden for en overgangsperiode på højst 30 kalenderdage. Er dette teknisk umuligt, meddeler og begrunder leverandøren det senest 14 arbejdsdage efter anmodningen og angiver en alternativ overgangsperiode på højst 7 måneder. Kunden har ret til én forlængelse af overgangsperioden med en periode, som kunden finder mere passende. Ved et gennemført skift underrettes kunden, og aftalen anses for ophørt på dette tidspunkt. Ved sletning uden skift anses aftalen for ophørt ved varslets udløb, når dataforordningens skifteregler finder anvendelse. En anmodning om leverandørskifte med ophør af abonnementet eller om sletning ved ophør regnes som en opsigelse fra modtagelsen. Abonnementsbetalingen følger punkt 10. Ved årsbetaling ophører betalingspligten senest 60 kalenderdage efter modtagelsen af opsigelsen eller ved den igangværende årsperiodes udløb, hvis det indtræffer tidligere. Dette gælder også, hvis overgangsperioden forlænges. Ophør af betalingspligten ændrer ikke leverandørens forpligtelser under den aftalte overgang og udtrækningsperiode.

Efter overgangsperioden har kunden en udtrækningsperiode på 30 kalenderdage til at hente data gennem den sikre udleveringskanal, medmindre en længere periode aftales. Ved almindeligt ophør uden leverandørskifte løber udtrækningsperioden fra den bekræftede slutdato. Udtrækningsadgangen er ikke en forlængelse af fuld, betalt adgang til VognFlow Office. Aktive kopier slettes uden unødigt ophold og senest 30 kalenderdage efter udtrækningsperiodens udløb. Backupkopier udløber senest 30 kalenderdage efter sletningen af de aktive kopier. De sidste to frister er den mellem parterne aftalte senere sletteperiode efter EU’s dataforordnings artikel 25, stk. 2, litra h) (jf. Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2854 af 13. december 2023), når bestemmelsen finder anvendelse.

Tidslinjen er således: eventuel overgang på højst 30 dage, udtrækning i 30 dage, sletning af aktive kopier inden for yderligere 30 dage og udløb af backup inden for 30 dage derefter. Forlængelser efter reglerne ovenfor kan ændre det samlede forløb.

Kunden kan vælge sletning uden tilbagelevering eller instruere om tidligere sletning efter databehandleraftalen. Allerede låste backupkopier er adgangsbegrænsede frem til dokumenteret udløb og bruges kun ved nødvendig gendannelse. Slettede data må ikke genindføres i almindelig drift. Lovpligtige faktura- og bogføringsoplysninger samt nødvendig dokumentation for konkrete retskrav opbevares særskilt med eget grundlag og slettefrist. Sletning dokumenteres og bekræftes skriftligt efter anmodning. Databehandleraftalen har forrang ved behandling af personoplysninger.

I relation til ovenstående angående skift til en anden udbyder omfatter VognFlows ansvar ikke tab, der skyldes tredjepartens (den bemyndigede modtagers) modtagersystemer. Det beløbsmæssige ansvar for VognFlow i relation til ansvar for eventuelle fejl fra VognFlows side i forbindelse med udbyderskift / dataoverførsel er i alle tilfælde begrænset til at være kundens abonnementspris for den seneste 12- måneders periode.

Hvis dataoverførslen hindres af forhold i den nye udbyders modtagersystemer, kan kunden særskilt bestille assistance, som går ud over VognFlows almindelige dataudlevering og lovpligtige skiftebistand. Det kan eksempelvis være udvikling eller tilpasning af en særlig integration eller grænseflade. Opgavens omfang og prisgrundlag skal aftales skriftligt, før arbejdet påbegyndes. Arbejdet afregnes til VognFlows på forhånd oplyste almindelige timetakst på markedsvilkår. Taksten skal være rimelig og må ikke anvendes til at omgå forbuddet mod skiftegebyrer. Den almindelige dataudlevering og lovpligtige skiftebistand efter punkt 7 gennemføres, uanset om kunden bestiller ekstra assistance.

VognFlow databehandleraftale

Version 2026-11-05.1 • 5. november 2026

1 Parter og behandling

Databehandleraftalen indgås mellem kunden identificeret i den tilknyttede ordre og Jacob Refsbæk, CVR 29465142, Topasgangen 26, 2300 København S, Danmark (VognFlow), e-mail jacob@vognflow.dk. Kunden er dataansvarlig og VognFlow er databehandler. Er kunden selv databehandler, skal kunden have tilladelse til at anvende VognFlow som underdatabehandler og videreføre den dataansvarliges instrukser.

VognFlow indsamler, opbevarer, bearbejder, viser, overfører og sletter oplysninger for at levere transportplanlægning, chaufførapp, kundeportal, leveringsdokumentation, valgte data- og it-mæssige integrationer samt for at drifte den leverede løsning, yde support samt foretage backup. Behandlingen sker løbende under abonnementets løbetid og indtil kundeforholdet afsluttes, samt tilbagelevering af data til kunden og sletning er afsluttet.

De registrerede er bl.a. kundens medarbejdere, chauffører, kunder, kontaktpersoner, samarbejdspartnere og transportmodtagere. Oplysninger omfatter navn, kontakt- og adresseoplysninger, bruger- og køretøjsidentifikatorer, oplysninger om ture, tidspunkter, GPS-positioner, ruter, fotos, modtagernavne, underskrifter, noter, ordre- og fakturaoplysninger samt nødvendige tekniske logs. CPR-numre, oplysninger om strafbare forhold og følsomme oplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9 er ikke omfattet af den almindelige behandling og kræver særskilt aftale.

Kunden må ikke uploade fotos eller dokumenter med det formål at behandle følsomme oplysninger efter artikel 9 eller oplysninger om strafbare forhold efter artikel 10 uden særskilt aftale. Hvis sådanne oplysninger utilsigtet indgår i leveringsdokumentation, anvender VognFlow dem ikke til selvstændige formål eller til at udlede følsomme forhold. Kunden er fortsat ansvarlig for nødvendigt behandlingsgrundlag og instruerer om sletning eller begrænsning, hvis oplysningerne ikke lovligt kan behandles.

2 Instruks og fortrolighed

VognFlow behandler kun oplysninger efter dokumenteret instruks fra kunden ifølge denne databehandleraftale med tilhørende bilag, efter kundens autoriserede brug af tjenesteydelsen samt efter øvrige skriftlige instrukser. Kunden sikrer som dataansvarlig, at data behandles på et lovligt grundlag. VognFlow underretter straks kunden om en instruks, der vurderes at være ulovlig. Kræver EU-ret eller medlemsstatsret, som VognFlow er underlagt, behandling uden instruks, vil VognFlow forinden informere kunden, medmindre loven forbyder det.

Kunden er ansvarlig for at have et lovligt behandlingsgrundlag for chaufførers positionsdata og for at oplyse medarbejderne om formål og omfang, før behandlingen begynder. VognFlow stiller en skabelon til medarbejderoplysning til rådighed. Platformen registrerer kun position, når appen er aktiv, og skal give mulighed for at slå positionering fra uden for arbejdstid og ved privat brug.

Kun personer med et arbejdsbetinget behov og omfattet af fortroligheds- og tavshedspligt tillades at få adgang til de pågældende data fra VognFlows side. Kundedata benyttes ikke til videresalg, til konkurrerende transportvirksomhed, til egen markedsføring eller til træning af generelle AI-modeller.

3 Sikkerhed og bistand

VognFlow skal opfylde artikel 32 i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016) og de beskrevne sikkerhedskrav i bilaget. Under hensyn til behandlingens karakter bistår VognFlow kunden med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med at opfylde pligten til at besvare anmodninger fra registrerede om deres rettigheder, jf. artikel 28, stk. 3, litra e). Under hensyn til behandlingens karakter og de tilgængelige oplysninger bistår VognFlow også kunden med pligterne efter artikel 32–36, herunder sikkerhedsniveau, brud på persondatasikkerheden, konsekvensanalyse og forudgående høring. Henvendelser om kundedata videresendes til kunden.

Ved brud på persondatasikkerheden underrettes kunden uden unødig forsinkelse efter databruddets konstatering. Meddelelsen indeholder beskrivelse af kontaktperson, databruddets art, de berørte datatyper og personer, omfanget, mulige følger og afhjælpningsmuligheder efterhånden som disse oplysninger foreligger. VognFlow vil arbejde for at

begrænse skaden i forbindelse med eventuelle databrud, og vil bistå i forhold til kundens anmeldelse og underretning som dataansvarlig, samt i forhold til besvarelse af anmodninger fra de registrerede (i relation til indsigt, sletning mv.).

4 Underdatabehandlere og overførsler

Kunden giver ved sin elektroniske accept af denne databehandleraftale generel skriftlig godkendelse til, at VognFlow benytter de konkret identificerede underdatabehandlere i bilag 1. Nye eller udskiftede underdatabehandlere varsles skriftligt til kundens kontaktperson pr. e-mail mindst 30 dage før ibrugtagning. Varslet identificerer leverandøren, opgaven, datatyper, behandlingslande og eventuelt overførselsgrundlag, så kunden kan gøre begrundet databeskyttelsesindsigelse. Kan en berettiget indsigelse ikke løses, må den nye underdatabehandler ikke behandle den pågældende kundes oplysninger. Fordi ydelsen leveres på en fælles platform, kan fortsat levering uden den nye underdatabehandler være umulig. Fastholder VognFlow ændringen, kan kunden opsige den berørte ydelse uden ophørsgebyr med virkning senest inden ændringens ikrafttræden. Ikke udnyttet forudbetaling refunderes efter vilkårenes punkt 10.

VognFlow pålægger underdatabehandlere tilsvarende databeskyttelsespligter på skriftligt grundlag og er fuldt ansvarlig over for kunden for deres opfyldelse. Behandling uden for EU/EØS kræver dokumenteret instruks og et gyldigt grundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V, herunder nødvendige risikovurderinger og supplerende beskyttelsesforanstaltninger.

Platformen drives på Cloudflares globale netværk. Lagring af den primære kundedatabase og kundens filer i Cloudflare D1 og R2 samt VognFlows backup i Backblaze B2 er teknisk begrænset til EU. Dette er ikke en garanti for, at al behandling eller alle kopier hos øvrige leverandører sker i EU. Programafvikling, support, e-mailbehandling og backupjob kan indebære behandling uden for EU/EØS som angivet i bilag 1. Kunden instruerer VognFlow i de dér beskrevne overførsler på det anførte grundlag efter artikel 45 eller 46 i databeskyttelsesforordningen.

VognFlow offentliggør den til enhver tid gældende liste over underdatabehandlere på https://vognflow.dk/underdatabehandlere og sender ændringsvarsler pr. e-mail som beskrevet ovenfor. En ændring af hjemmesiden erstatter ikke varslingen eller ændrer i sig selv kundens accepterede aftale.

5 Kontrol og ophør

VognFlow stiller nødvendig dokumentation til rådighed for den dataansvarlige i forhold til at kunne udføre periodevis kontrol eller revision af databeskyttelsesniveauet i forhold til overholdelse af denne databehandleraftale, og muliggør og bidrager til kundens eller dennes revisors revisioner, herunder inspektioner i et nødvendigt og rimeligt omfang. Kontrollen tilrettelægges mellem den dataansvarlige og databehandleren på en rimelig måde og holdes fortrolig mellem disse parter uden at begrænse den lovpligtige kontrol.

Kunden fastlægger slettefrister i relation til dennes rolle som dataansvarlig i relation til driften af den leverede løsning, og instruerer VognFlow som databehandler om sletning af sine data. Efter behandlingens ophør tilbageleverer VognFlow efter kundens valg oplysningerne i et almindeligt anvendeligt format og sletter kopier af data, eller sletter uden tilbagelevering af data, inden for bilagets frister, som angivet nedenfor. Lovpligtig opbevaring efter EU-ret eller medlemsstatsret, som VognFlow er underlagt, er undtaget disse frister, og kunden vil blive oplyst om dette i forhold til retsgrundlag og opbevaringsperiode, medmindre dette er forbudt i henhold til lov. De almindelige bestemmelser om fortrolighed og sikkerhed gælder indtil sletning sker.

Databehandleraftalen med bilag accepteres elektronisk sammen med kundens ordre og bliver bindende sammen med hovedaftalen. Behandling af kundedata må først begynde, når databehandleraftalen er bindende. Kundens identitet, dokumentets version og kontrolsum, accepttidspunkt og bestillingsreference registreres. Kunden modtager en kopi. Databehandleraftalen har forrang for øvrige vilkår om behandling af personoplysninger. Obligatoriske overførselsbestemmelser og ufravigelig lovgivning har dog forrang.

Bilag om sikkerhed og sletning

Bilaget er en del af databehandleraftalen. Den godkendte leverandørliste fremgår af bilag 1. Sikkerhedskravene skal være opfyldt, før behandling af kundedata påbegyndes, og under hele behandlingen.

Sikkerhedskrav

Kundedata holdes logisk adskilt i fælles databaser pr. kunde-id. Adskillelsen håndhæves af platformens dataadgangslag, nøgler og begrænsninger i databasen samt løbende test, herunder test, hvor et filter bevidst fjernes for at kontrollere,

at testene fejler. Kunden kan efter særskilt aftale få egen database. Filer opbevares under kundens eget navneområde, og adgangslinks er tidsbegrænsede og knyttet til kunden.

VognFlow skal benytte adgangskontrol med behørig adgangsstyring og periodevis gennemgang. Administrative konti hos Cloudflare, GitHub, Backblaze, Resend og Stripe samt ejerlogin til VognFlow skal være beskyttet med flerfaktorautentifikation. Transmission af data skal være krypteret, og nøgler og adgangskoder skal håndteres sikkert.

Lagring og backup skal være adgangsbeskyttet, og backupmiljøer holdes adskilt fra den primære drift. Kundens database og filer sikkerhedskopieres efter planen hver tredje time til Backblaze B2 i EU Central med 30 dages opbevaring og Object Lock. Backup overvåges. Gendannelse, herunder gendannelse af én kundes data fra en fælles database, skal testes og dokumenteres mindst hver tredje måned og efter større ændringer af platformen. Sikkerhedsforanstaltningerne evalueres løbende.

Opdatering og sikkerhedsrettelser, håndtering af sikkerhedshændelser, varsling om underdatabehandlere og sletning af data skal følge dokumenterede procedurer. Udvikling og test sker med syntetiske eller reelt anonymiserede data. Kunders personoplysninger må ikke sendes til AI-værktøjer. Sikkerhedslogs slettes efter maksimalt 3 måneder; nødvendig dokumentation for en konkret sikkerhedshændelse behandles særskilt og opbevares kun, mens undersøgelsen pågår eller lovkrav nødvendiggør det.

Frister

Tilbagelevering og sletning ved ophør følger kundens valg og forløbet i vilkårenes bilag 5. Overgangsperioden og den efterfølgende udtrækningsperiode, herunder eventuelle forlængelser, følger samme bilag. Ved almindeligt ophør uden leverandørskifte løber udtrækningsperioden fra den bekræftede slutdato. Aktive kopier slettes uden unødigt ophold og senest 30 kalenderdage efter udtrækningsperiodens udløb. Backupkopier udløber senest 30 kalenderdage efter sletningen af de aktive kopier. De sidste to frister udgør den aftalte senere sletteperiode, jf. EU’s dataforordnings artikel 25, stk. 2, litra h), (jf. Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2854 af 13. december 2023) når denne bestemmelse finder anvendelse. Fristerne omfatter også underdatabehandleres kopier.

Kunden kan instruere om sletning uden tilbagelevering eller om tidligere sletning. VognFlow oplyser og dokumenterer gennemførelsen, herunder udløbet af allerede låste backupkopier. Indtil udløb er backupkopier adgangsbegrænsede og må kun bruges til nødvendig gendannelse. Slettede kundedata må ikke genindføres i almindelig drift ved gendannelse; en relevant sletteinstruks gennemføres igen. Opbevaring, der kræves efter EU-ret eller medlemsstatsret, som VognFlow er underlagt, er undtaget, og kunden oplyses om grundlag og periode, medmindre loven forbyder det. Sletning dokumenteres og bekræftes skriftligt efter anmodning.

Bilag 1 Godkendte underdatabehandlere

VognFlow har udfyldt oplysninger om underdatabehandlernes juridiske aftalepart, opgave, datatyper, behandlingslande og grundlag for tredjelandsoverførsler nedenfor. Listen indgår i kundens accepterede version af aftalen. Godkendelsen omfatter kun behandling inden for de beskrevne opgaver og efter denne aftales instrukser.

Andre modtagere og kundens integrationer

Kundens aktivering af en understøttet regnskabsintegration, herunder Dinero, e-conomic eller Billy, er instruks til at overføre de relevante regnskabskladder og tilknyttede kunde- og transportoplysninger til kundens valgte regnskabsleverandør. Regnskabsleverandøren handler efter kundens egen aftale og er ikke alene af den grund VognFlows underdatabehandler. Stripe behandler oplysninger til betaling for VognFlow efter sin rolle som betalingsudbyder og efter de relevante betalingsvilkår; Stripe er ikke automatisk underdatabehandler for kundens transportdata.

Offentlige demo-endpoints til adresseopslag og ruteberegning, herunder photon.komoot.io og valhalla1.openstreetmap.de, samt adressevaelger.dk og tile.openstreetmap.org er ikke godkendt som underdatabehandlere ved denne aftale. Personoplysninger må kun sendes til sådanne tjenester, når leverandørens rolle og vilkår er afklaret, og der foreligger det nødvendige grundlag. En ekstern databehandler kræver skriftlig databehandleraftale og godkendelse efter punkt 4. Alternativt skal funktionen drives i det allerede godkendte miljø, eller persondataoverførslen ophøre.

How we protect your data

This page describes how VognFlow protects customers' data. It follows the security requirements in the annex to the data processing agreement; if they differ, the annex applies.

Hosting and encryption

VognFlow runs on Cloudflare. The primary databases and files are stored in the EU. Data is sent encrypted between your device and the service, and keys and passwords are handled securely.

Separated customer data

Each customer's data is kept logically separated in the shared databases by customer id. The separation is enforced by the platform's data-access layer, keys and database constraints and is tested continuously, among other things by deliberately removing a filter and checking that the test fails. Files are stored under the customer's own namespace, and access links are time-limited and tied to the customer. A customer can have its own database by separate agreement.

Access control

Access to the systems is granted as needed and reviewed periodically. Administrative accounts with our suppliers and the owner login to VognFlow must be protected with multi-factor authentication.

Backup and restore

The customer's database and files are backed up on schedule every three hours to Backblaze B2 in EU Central (Amsterdam) with 30 days of retention and Object Lock. The backup environment is kept separate from primary operations and monitored. Restoring, including one customer's data from a shared database, is tested and documented at least every three months and after major platform changes.

Development and changes

Changes to the service are reviewed and tested automatically before release. Development and testing use synthetic or truly anonymised data, and customers' personal data is not sent to AI tools. Updates and security fixes follow documented procedures.

Logging

Security logs are deleted after 3 months at most. Documentation of a specific security incident is kept only while the investigation is ongoing or when the law requires it.

Security incidents

In case of a personal data breach we notify the customer without undue delay after the breach is established and assist the customer with notification, as agreed in the data processing agreement.

Suppliers

We use selected sub-processors. The current list is on the Sub-processors page; new or replaced suppliers are notified in writing at least 30 days before use.

Found a vulnerability?

Write to jacob@vognflow.dk with a description so we can fix it. Give us reasonable time before you publish anything, and do not access, change or delete other people's data.